Reuniones efectivas.
Generalmente, cuando terminamos una reunión, la sensación que nos queda es que perdimos una gran cantidad de tiempo hablando de cosas innecesarias y que, de seguro, ésta pudo haber sido mucho más efectiva.
El escenario común es el siguiente:
- Las personas llegan tarde (la reunión nunca empieza a la hora)
- Nos atascamos con un tema y ahí nos quedamos anclados por un buen tiempo
- No existe un programa y si existe, no nos apegamos a él
- Volvemos a retomar las cosas que debiéramos haber hecho (pero aún no hicimos)
- Comienzan las peleas y nos quedamos un buen tiempo en ella (muchas veces las reuniones son solo peleas)
- Hablamos de lo que hay que hacer (que pocas veces hacemos)
- Hablamos de mil problemas (y pocas soluciones)
- Los objetivos son poco realistas (todos sabemos que no los cumpliremos, pero ahí los ponen, como si fueran una especie de motivadores)
Una clara ejemplificación del día a día de las reuniones, es la siguiente:
Consejos a tener para poder organizar reuniones eficientes
La bienvenida .
Es muy importante dar una buena bienvenida , para generar un ambiente acogedor.
Siempre reciba a las personas con algo para comer, cambiará el estado de ánimo de los participantes, así como cuando llegamos a casa y hay olor a pan recién hecho.
Si la reunión es por la mañana y nos reciben con café, pan y galletitas, comenzaremos con el pie derecho, muy distinto a que si no nos reciben si quiera con un vaso de agua.
Tenemos que dar el ejemplo .
Puntualidad.
Los chilenos somos impuntuales, esto produce que la reunión al empezar tarde, ya termina tarde.
Acá comienzan las molestias, la reunión se extiende y todos teníamos planeado hacer algo para más tarde.
Es muy importante que todas las personas lleguen a la hora, sobre todo quien organiza la reunión.
El celular.
Celulares fuera.
Si alguien quiere anotar algo, que lo haga en una hoja de papel.
Si bien el celular puede resultar una herramienta muy útil, a la tentación de revisar ese correo importante a ver los estados de Facebook, hay un solo paso de distancia.
De cómo afecta a nuestras relaciones interpersonales.
Entramos a la oficina y todos con la cabeza abajo revisando el celular, pasamos del “cómo está tu familia” a “oh mira, este meme”, que puede ser divertido, pero no ayuda en nada al ambiente laboral, ni a conectarnos como grupo de trabajo.
La segunda pantalla (celulares y dispositivos móviles), tienen que quedar fuera de las reuniones de trabajo.
En una caja mientras dure la reunión.
El método de la cajita puede parecer exagerado, pero puede resultar muy eficiente.
Básicamente consiste en que en una cajita dejen los celulares mientras dure la reunión, así evitamos la tentación de distraernos mirando vídeos divertidos de gatos o caídas.
Siempre busca la retroalimentación
.
Hagamos mejor las cosas.
Para ello la retroalimentación es fundamental, así como la participación de las personas involucradas.
A veces podemos estar haciendo las cosas mal y nos podemos dar cuenta de ello a tiempo gracias a la retroalimentación de las personas involucradas en los proyectos.
Agenda.
Contar con un programa y ceñirse a éste mientras dure la reunión, es una excelente manera de llevar a cabo ésta, tocar tópico por tópico ayuda a tocar todos los temas importantes y llevar una dirección.
La importancia de manejar el tiempo.
La agenda nos lleva a plantearnos objetivos que podemos medir en tiempo.
Al ser consciente de éste, podemos ser mucho más eficientes que si nos sentamos en una mesa y todos empiezan hablar de lo que consideran importante y nos terminamos yendo por las ramas.
¿Qué hacer cuando nos detenemos en un punto?
Cosa común en las reuniones de trabajo, es que nos atascamos en un punto y acá nos detenemos por un buen tiempo (a veces el mismo que teníamos destinado a la reunión)
Lo ideal en este caso es retomarlo al finalizar la reunión, para poder desatascar ese problema .
Esto no garantiza que zanjemos la cuestión, pero sí que avancemos con las cosas más importantes.
A veces el tema puede solucionarse a medida que tomamos otros puntos, si éste es muy importante, podremos organizar una reunión para solucionar este tema en exclusivo.
Busca objetivos reales.
Existe una mala práctica de ponernos objetivos irreales, que todos sabremos que nadie cumplirá,
¿Se imaginan a la NASA poniéndose como misión colonizar Marte el próximo mes?
Esto no solo genera molestia y estrés, sino también frustración y desmotivación en el personal.
Pongámonos objetivos reales, es mucho más motivante y productivo para los trabajadores que conquistar duplicar las ventas la próxima semana .
Los objetivos se pueden definir en conjunto, con la participación de todas las personas involucradas.
Dejar los puntos importantes por escrito y comunicarlos.
Un mail con los puntos más importantes que se trataron en la reunión es importante, sirve como referencia para la próxima reunión, así como ayuda memoria para las cosas que se trataron.
Siempre las reuniones tienden a extenderse, es importante que las personas claves se queden al final.
Las reuniones siempre se extienden de 15 a 20 minutos (como mínimo). suele pasar que el encargado se retira antes y se toca justo un punto crucial, volvemos a la importancia de dar el ejemplo, ser el primero en llegar y el último en irse.
